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发票不是唯一的税前扣除凭证。
发票也不一定是合法的税前扣除凭证。
《管理办法》将所有税前扣除凭证分成两类,一类是外部凭证,一类是内部凭证。
(一)外部凭证
发票当然是外部凭证,但外部凭证远不止发票。《管理办法》列举了出发票外的其他凭证:财政票据、完税凭证、收款凭证、分割单等。
财政票据一般就是财政部门或替财政部门收取相应款项的票据。一般会接触到是“财政专项收款票据”、“非税收入票据”、“罚款罚没收据”等,这里要注意的是“财政往来票据”不能作为税前扣除凭证,“财政往来票据”只是表明收款或付款关系,是预付款或暂付款,在政府部门或代表政府部门的机关账面,通过该项票据的收款一般不列入其预算收入之中,往往监督机关在 “小金库”的检查中特别关注,该项收款,部分政府机关往往通过该项收款票据隐瞒应上缴的收入,后续再通过返还“缴款单位”——其实缴款单位根本就没有收到这些款项,来私设“小金库”。如果企业取得了“财政往来票据”,要及时去更换正确的票据类型,确实不能取得的,要收款单位出具收款的文件和说明,以佐证支出的真实性。如果只有这么一张“财政往来票据”,其他啥也拿不到,基本上也可以判断这个收款是不正常的。
完税凭证是缴纳税款的单据,除了增值税是价外税,不能在税前扣除(其实是将含税收入减成不含税收入),其他税费都是可以税前扣除的。但要注意的是,企业为个人和他人缴纳的完税凭证不能在本企业列支,看一下完税凭证抬头就明了。很多企业知道向个人或未办理税务登记单位支付服务费、采购货物、租用资产等是需要到税务机关去代开发票,等拿来了发票一股脑儿全部入账。其中的完税凭证是个人或未办理税务登记的单位的,不属于本企业的支出。所以在签订合同时要注意这些发票的开具税款由谁承担的问题,或者要提前计算相应税费如何包含在交易价格中。确实有些业务的税费是非常高昂的,比如租赁房产的业务,除了增值税和附加税费,还有房产税,租赁房产税的税率是12%,个人如果是住宅可以减按4%,个人出租住宅要需要缴纳个人所得税,同样税率也不低。
收款凭证,是指外单位收到本企业的收款依据,以前就是“收据”,现在收据可以双方约定各种形式,不一定非要采用税务机关印制的指定形式,但也不意味可以随意编写。收款凭证除了是会计凭证、税前扣除,也是法律债权债务的依据。
当然不是所有收款凭证都是税前扣除凭证,从《管理办法》中看,可以简单的理解,如果交易不属于应税项目(增值税的应纳税交易),那么本企业支出的依据就以收款凭证为据。最典型的就是赔偿支出,双方依据协议和法律规定,本单位或企业向对方支付的赔偿支出,税前扣除凭证就是对方的收款凭证。当然,该项赔偿支出是与经营相关的支出。要注意的是,赔偿支出/违约支出若是与交易相关联的,同时若交易已经发生,或者履行之中的(如已经交货,已经开了部分发票),此种情形下,赔偿支出/违约支出均属于价外费用,是应税项目的一部分,也就是要开票。仅有在交易尚未履行,款项和货物均未发生时所产生的赔偿支出/违约支出不属于应税项目,不需要以发票的形式再税前扣除,也就是只要收款凭证即可。
如果对方无法提供收款凭证,比如是个人,当然也是可以采用符合企业自身规范,自制的领款单据来替换。这类领款单据同样是要求符合收据的要素。个人从该企业领走相应的款项,可以是现金,也可以是支票。一般建议以银行汇款形式支付给收款人,确需使用现金付款,也应建立在小额和付款依据基础上。