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别让多任务工作,谋杀你的效率

管理智慧AI+  · 公众号  · 职场  · 2017-06-26 06:55

正文

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今天这个时代,专注在一件事情上,已经近乎不可能了。

每个人手上都有一大堆任务,To do List里都有满满的事项,同时开着Word、Excel、PPT,微信和QQ总是同时闪动好几个头像……

似乎,不能同时处理这些事情,就是能力不够。

甚至,很多公司里面,会要求员工能够进行多任务工作。

我看到过好几个招聘要求,就明确写着:能够承受工作压力,能够协调多任务工作,能够同时处理大量事务。

我在第一家公司里面,亲眼见过这样的景象:AE的桌面永远开着好几个聊天框,对面是来自欧洲、澳洲、香港的不同客户,任务栏里堆满Excel窗口。

她们飞快地在Outlook、Excel和QQ之间切换,鼠标飞梭,熟练地按着Ctrl+C、Ctrl+V。

但正是这看似高效的多任务工作,正在慢慢地谋杀我们的工作效率。

为什么这么说呢?

2

谋杀工作效率的多任务


1

多任务工作,会占用我们的认知资源


明尼苏达大学商学院教授Sophie Leroy,在一篇09年的论文中,提出了一个概念,叫做 注意力残留(Attention residue)。

他指出,当你从一项未完成的任务A,切换到任务B时,由于A还没有做完,你的大脑中会有一部分资源,仍然在对A进行处理和运算,你会抑制不住地回想到任务A,从而抑制你对于任务B的投入。

这部分仍然在处理任务A的资源,就叫做注意力残留。

一方面,注意力残留会占用我们大脑的认知资源,降低对任务B(以及其他任务)的投入程度。

另一方面,注意力残留会在我们的认知中造成多目标焦虑,从而使我们产生认知负担(Cognitive Load),降低我们在任务B上面的表现。

什么是认知负担?

简单举个例子。当你来上班的时候,我告诉你:你今天要写完一篇1万字的报告,写不完不许下班——你是不是会觉得晴天霹雳?

一整天,这个任务都会沉甸甸地压在你的心上,让你心神不宁。

你会不由自主地担忧:要是我完不成怎么办?怎样做才能尽快写完?

我相信,你这一天的工作,一定表现得非常糟糕。

这就是认知负担。

当一个人大脑中同时存在着越多的目标和任务,他就会越焦虑,用于处理任务的资源会减少,状态也会下降。

所以,我们常常看到,如果一个人脑子里装了太多的事情,他会表现得魂不守舍,对别人的话经常听不进去,刚交待的事情也很容易忘记。

这就是因为,沉重的认知负担,使他难以腾出更多的资源来处理额外的信息。

这两个效应加在一起,共同降低了我们的工作效率。

本质上,人对于未完成的事物,会有一种强烈的冲动,想去把它完成,否则就会一直想到它——这称为“契可尼效应”。

所以,在工作A和工作B之间来回转换,不但不会提高效率,反而会不断地加重这种焦虑感。

从而使你无论在处理哪项任务时,都会因为受到干扰而降低表现。

2

多任务工作,会干扰我们的工作记忆


你也许有一点体会:当你从别的任务切换回去之后,你会忘记之前在想什么。

人的工作记忆(WT)空间,是非常狭小的——它只能同时存放4个单位。

即使你通过组块、分类等方式,把大量信息聚拢起来,但也很难超过4个单位的限制。

而当你切换出去,哪怕只有几秒钟,对新信息的处理,也会占据你的工作记忆。

由此带来的后果就是,你刚刚建立起来的记忆,瞬间就被清除出去。

你只能从长时记忆(LTM)中,通过仅存的痕迹,尝试着把那些信息再次聚集、组合起来。

先不提这个过程耗费的时间,更严重的后果是,也许一个刚刚诞生的点子,就这样消失了,再也回想不起来。

3







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