物料采购员：需要了解的8项岗位工作职责和3个沟通要点

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随着 ERP 等信息系统的广泛使用，越来越多的采购员都是根据系统提示的数量进行下单。

如果系统中的需求数量、库存数量和前置时间等参数都是正确的，那么做出来的订单是足以保障物料供应，同时能够控制库存在合理的范围之内。

当然采购员还不能放松警惕，有的时候系统数据会出错，比如库存数量与实物数量不一致，或是参数修改了却没有在系统里更新，这些都会导致物料短缺或是溢出。

在这些情况下，有经验的采购员会抓出有问题的物料，然后进行手工调整，并在系统中修正参数。

4.跟踪订单整个过程。

物料采购负责的是从下单开始，直到货物抵达仓库的全部过程。

供应商在收到订单后能不能按时足量交付呢？

首先我们就要得到供应商的承诺回复，反馈给客户能或不能履约交付，这是订单跟踪的第一步。

如果供应商回复不能按照订单上的要求交付，采购员就需要进一步沟通：

• 未能交付的原因是什么？

• 按照规定日期可以交付多少数量？

• 是否可以进行分批出货？

• 什么时候可以把订单上的数量交齐？

得到了回复信息后，采购员需要在系统里核对，是否可以接受新的交付时间数量，是否会对生产排程造成影响？

如果内部可以接受供应商的提议，那么采购员就需要和供应商最终敲定一个新的到货时间数量，最后在系统里做好备注。

我们还需要记住一点，以上这些是建立在供应商信守最初的承诺基础上的，如果对方以后 “ 变卦 ” 了该怎么办？

说好的数量达不到，约定的发货日要往后延期，这些都是可能发生的事情。

每个采购员需要对供应商建立个“ 信用账户 ”，每次都能按时足量交付的，那么信用程度会累计增高，不需要花太多精力在反复确认交付上面。

而对那些经常不能按照承诺出货的供应商，采购员需要额外打起 120 分的精神，时刻留意着对方的情况，直至最后确认了出货数量，得到了物流运输凭证后才能放下心来。

在供应商出货以后，采购员还需要跟踪货物的运输状态。现在信息技术越来越发达了，承运商可以提供 TMS 软件服务， Track & Trace 每一票货物的状态，帮助采购员节省下大量查询的时间。

5.紧急缺料的处置。

在工作中总会遇到各种意外情况，采购也是如此。再好的计划，也敌不过各种突发意外，导致原材料短缺。

缺料了就不能按照计划生产，还会影响销售业绩。在这种情况下怎么办？赶紧联系一下供应商，了解他们家有多少成品库存，就是已经生产好了，放在仓库里，只等打包后就可以发走的那种。

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