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为了知道人们如何分配一天的时间，我们采访了45位来自8个行业的39家公司的美国与欧洲脑力劳动者。我们发现，即使那些最敬业、表现最突出的人也会将大量时间花在枯燥和毫无附加值的工作上，例如案头工作和组织的跨部门管理（比如，会见其他部门的同事）。
这些工作对脑力劳动者而言，可产生的个人益处极少，对公司的价值也极低。
导致这种现象的原因很多。大部分人都会被错综复杂的职责缠身。我们担心如果对一些工作放手不管，会让同事和老板失望。一位研究参与者表示，“我希望看上去很忙碌、效率很高；公司非常看重有团队精神的人。”而且在我们计划单中，那些不太重要的任务并非完全乏善可陈。任何进步，即使只发生在细微环节上，都能让我们获得一种更投入、更满意的感觉。虽然将开会视为浪费时间的斥责之声众多，但这种方式却为人们提供了彼此交流和合作的机会。
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组织也应对这种不甚理想的工作效率负责。在过去十年间，削减开支成为主流。像其他人一样，脑力劳动者也不得不接手一些低价值的任务，例如安排出行等。这些任务会分散他们做正事的精力。虽然商业信心正在逐渐恢复，但很多公司对于招聘仍然畏首畏脚，尤其是行政性职位。
不仅如此，诸多行业都面临着复杂的监管环境和更严厉的控制体系，这种倾向正愈演愈烈，导致公司出现一种“厌恶风险”的文化，拥有丰富经验的员工不愿意将工作分配给欠缺经验的员工。
结果可想而知，正如一位研究对象所述：“我的团队人手不够、技能欠佳，所以我的日程安排有如噩梦，各种要开的会议远超过我应参加的上限。”另一位研究对象说：“将任务下达他人后，对方的工作能力让我很犯愁。”
我们设计的流程借用了经典的进度控制练习（开始、暂停和继续），帮助你在每日的工作安排中做出步伐虽小但作用重要的改变。
