正文
二、付款操作
1
.查询物料入库信息。对国内的供应商付款操作,一般是在物料检验通过并且完成入库操作之后进行,所以订单人员要查询物料入库信息,仅对已经入库的物料办理付款手续。对于国外供应商,一般是“一手交钱。一手交货”.所以对国外采购项目,物料一到岸或者指定的交易地点,付款操作必须完成付款手续至开具付款票据(汇票等),在验收之后再对供应商进行付款。对于长期采购的供应商,可以通过谈判达成一定的付款周期,如供应商到货一周内付款。
2
.准备付款申请单据。对国内供应商付款,拟制付款申请单,并且附合同、物料检验单据、物料入库单据、发票。作为付款人员要注意:五份单据(付款申请单据、合同、物料检验单据、物料入库单据、发票)中的合同编号、物料名称、数量、单价、总价、供应商必须一致。国外供应商付款手续比较复杂,在此不介绍了,感兴趣的读者可以查阅相关资料。
3
.付款审批。由管理办公室或者财务部专职人员进行,审核内容包括以下三个方面内容:
(1)
单据的匹配性。即以上五份单据在六个方面(合同编号、物料名称、数量、单价、总价、供应商)的一致性及正确性。
(2)
单据的规范性。特别是发票,其次是付款申请单,要求格式标准、统一、描述清楚。
(3)
单据的真实性。发票的真假鉴别,检验、入库单等单据的真假等。
4
.资金平衡。如果采购方拥有足够的资金,那么本环节可以省略。但是在大多数情况下,采购方需要合理利用资金,特别是在资金紧缺的情况下,要综合考虑物料的重要性、供应商的付款周期等因素,以确定首先向谁付款。对于不能及时付款的物料,要充分与供应商进行沟通,征得供应商的谅解和同意。
5
.向供应商付款。企业财务出纳部,接到付款申请单及通知后,即可向供应商付款,并提醒供应商注意收款。
6
.供应商收款。企业之间的交易付款活动一般通过银行进行,供应商是否收到货款,有时同为付款账号疏漏,可能导致供应商收不到货款。对于大资金的付款活动,企业有必要在付款活动之后向供应商做出收款提醒。
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