删除一封邮件要多长时间?点击删除、确认。一秒。
保存一邮件要多长时间?点击转移到重要邮件、点击确认。一秒?或者什么都不做,零秒?
错了。
如果你是一个喜欢保存重要信息的人,是一个喜欢收藏资料的人,那你的邮箱里、收藏夹里一定装着满满的东西,一些你觉得某天一定会用上,有时间一定会去看的东西。
你想的没错,有一天你真的想到,那份参考资料你曾经保存过,于是你信心满满地打开收藏夹。
你傻眼了,满屏的文件,这难度相当于在城市广场跨年倒计时的人海中找一个人啊。
经过了深刻的反思,你意识到问题所在,光收藏不管理是不行滴。
说到做到,在苦心钻研“电脑整理术”一周后,你做了两件事,一是加强文件、邮件的命名管理,便于搜索;二是采用文件夹与标签的双重管理模式。
你又花了一个月的时间,完美地执行了你的计划。
果然,你找资料的效率成倍提升。有了金刚钻,再多文件邮件也不怕,从此之后,只要你觉得有一丁点儿用的东西,都想方设法纳入你的资料管理体系。
恭喜你!你终于成为全公司最著名的资料管理专家,
而你收藏的那些资料,只有在你向同事表演整理术时,才会匆匆看上一眼。
问题到底出在哪儿呢?
终于可以出现本文的主题了——奥卡姆剃刀原则。
我在《
人人都会犯的三大错误,就是你成功的机会
》中的第二条简单介绍了这个原则——如无必要,勿增实体。
简单的说,你每增添一样东西,不管是花钱买的、网上搜到的、别人送你的,你在得到了这样东西的同时,每拥有一天,都会付出一天的维护管理成本。
比如,你收藏了一条重要邮件或资料,它给你增加的维护成本有三个:
第一,你需要花时间对它进行管理,比如分类、标签、收藏、噢,还有清理;
第二,当你找别的东西时,它很容易占据你的视野,浪费你的时间,这一点很容易被我们忽略,可是加起来很吓人。有人统计过了,人这一辈子,有10%的时间浪费在找东西上,20%的负面情绪源于找不到东西;
第三,当你决定收藏它时,你就不会花时间去研究它,好像有了手机,我们就不去记电话号码一样。这是它的机会成本——很可能你再也不会去看它了。
英文中有一个词,hoarding(囤积症),其实是缺少安全感,觉得任何东西今后都可能会用上,在清理东西、删除文件这类事情上,有莫名的焦虑。