正文
有一个更好的办法。使用
GTD
项目和下步行动列表来管理每个重要环节，这能使您可以管理团队的成果，而不必将每个人绑起来，重复参加会议。更进一步，议程清单可用于建立讨论的临时项目，按人分组，这避免了“伏击式”综合症以及形式化的会议。
简而言之，当您拥有一个完整的
GTD
工具包时，会议只是一种选择，当人们找到其他更合适的方法来管理他们的结果时，他们通常会自然地开始减少他们发起的会议数量。
也就是说，会议能因为大家都聚集在一起而建立起一种信任，能建立关系以及相互提醒。这也可以很好地汇集团队的智慧，预先发现计划中的差距，提供关键的专业知识，并帮助每个人感到参与感和协调。
为了实现这一点，首先应清楚明确地说明每次会议的预期结果。正如苏格拉底曾经说过的那样，“未经审查的会议不值得参加。”当然，不完全是这样，但很接近。
明确会议的意图有时会很显然的发现也许没有必要开会。只是为了提供进展吗？也许这能以更省时的方式处理。事实上，有人会打印出蓝色的缎带，上面写着“我在另个会议中幸存下来了，而它本应该是电子邮件就能解决的。”这就是为什么没有人喜欢在城市里穿梭或者播着有难听的等候音乐的话，而为的只是得到一个进展的告知。
除了可怕的进展更新之外，还有那种仅仅为了辩论和讨论，或政治姿态的会议。即使是一些所谓的“工作会话”也可以通过适当的通信方式来处理。
设定明确的预期结果是避免不必要的会议并确保您在会议室中拥有合适的人员，专注于解决必要问题的关键一步。接下来的关键行为是在会议的最后十分钟内问：“那么，谁会负责下步行动？”这会将谈话降低到可执行的水平，并确保在开完会后会有所进展。它保证会议最终不仅仅是一次愉快的聊天。
回顾一下，您可以对会议做些什么？首先，学习使用完整的
GTD
工具包来管理结果，这样您就可以坦率地将会议数量最小化。当你开会时，考虑鼓励高阶行为，例如汇集团队智慧以发现项目计划中的差距，而不是让每个人聚在一起听大声朗读报告。明确会议的目的。最后，花时间询问各位将要执行的项目和下步行动。
