采购管理方法65：关注货币及付款操作问题

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二、付款操作

1 ．查询物料入库信息。对国内的供应商付款操作，一般是在物料检验通过并且完成入库操作之后进行，所以订单人员要查询物料入库信息，仅对已经入库的物料办理付款手续。对于国外供应商，一般是“一手交钱。一手交货”．所以对国外采购项目，物料一到岸或者指定的交易地点，付款操作必须完成付款手续至开具付款票据(汇票等)，在验收之后再对供应商进行付款。对于长期采购的供应商，可以通过谈判达成一定的付款周期，如供应商到货一周内付款。

2 ．准备付款申请单据。对国内供应商付款，拟制付款申请单，并且附合同、物料检验单据、物料入库单据、发票。作为付款人员要注意：五份单据(付款申请单据、合同、物料检验单据、物料入库单据、发票)中的合同编号、物料名称、数量、单价、总价、供应商必须一致。国外供应商付款手续比较复杂，在此不介绍了，感兴趣的读者可以查阅相关资料。

3 ．付款审批。由管理办公室或者财务部专职人员进行，审核内容包括以下三个方面内容：

(1) 单据的匹配性。即以上五份单据在六个方面(合同编号、物料名称、数量、单价、总价、供应商)的一致性及正确性。

(2) 单据的规范性。特别是发票，其次是付款申请单，要求格式标准、统一、描述清楚。

(3) 单据的真实性。发票的真假鉴别，检验、入库单等单据的真假等。

4 ．资金平衡。如果采购方拥有足够的资金，那么本环节可以省略。但是在大多数情况下，采购方需要合理利用资金，特别是在资金紧缺的情况下，要综合考虑物料的重要性、供应商的付款周期等因素，以确定首先向谁付款。对于不能及时付款的物料，要充分与供应商进行沟通，征得供应商的谅解和同意。

5 ．向供应商付款。企业财务出纳部，接到付款申请单及通知后，即可向供应商付款，并提醒供应商注意收款。

6 ．供应商收款。企业之间的交易付款活动一般通过银行进行，供应商是否收到货款，有时同为付款账号疏漏，可能导致供应商收不到货款。对于大资金的付款活动，企业有必要在付款活动之后向供应商做出收款提醒。

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