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当然,这只是一种可能的情况。对每个人来说,自己的精力曲线,可能都完全不同。
这里面,最关键的是什么呢?是
在合适的时候,安排给自己合适的工作。
简而言之:精力旺盛的时候,去做高优先级、高复杂度的工作;精力低谷的时候,去做一些简单、琐碎的事务,来快速回复状态;位于两者之间的波动期,则可以通过切换专注任务、散步、喝水、活动身体,来让大脑重新变得活跃,提高唤醒水平。
何时是自己精力最旺盛的时候?何时是最低谷的时候?这就需要你自己,针对自己每一天的工作状态,有意识地去记录、观察和思考。
举个例子,我的精力最旺盛时,是下午 2 - 4 点,以及晚上 10 点以后。那么,很多时间管理文章提到的「早晨起来之后,先做最重要的事情」,对我来说就是不适用的 —— 因为那个时间段并不是最合适的时候。对我来说,最合适的时间,是午饭后到下午茶之间的这段时间。
同样,晚上 10 到 12 点,是我的注意力最集中、大脑最活跃的时候。所以,阅读、学习、思考和写作,我通常会安排在这个时间段,效果会出奇地好。
所以,用日历(时程表)安排自己每天的事务,作用是什么?是在清晰了解「自己的精力曲线」之后,将每天的工作和事务安排,放在最适宜的时间段上。
并且,雷打不动。
这样才能减少自己的虚耗,最大限度提高效率。
除此之外,用日程表规划时间,还有另外一个好处。那就是:不会让「别人的打扰」,影响自己的安排。
举个非常简单的例子:前面我拜访的那位朋友,会把每天所有需要做的事情,严格安排好时间段。空出来的部分,就是可以「弹性安排」的部分,也就是接受各种临时事务、跟别人沟通、洽谈的时间段。
那么,他只需要把跟我会面的时间,安排在这些时间段里面,就能保证不影响其他工作安排。
很多读者向我求助:L先生,我平时会做好时间规划,但常常会碰到别人临时的打扰,导致时间表完全没用。应该怎么处理这种情况呢?
这种情况的原因,就是没有建立对时间的掌控。
实际上,真正无法拖延、必须马上去做的临时事务,是极少的。大多数时候,同事找你,客户找你,老板找你,都不是非得「立刻处理」的,你完全可以跟对方说:对不起,我现在很忙,下午2点半再找您可以吗?
这里最关键的是什么呢?你要留出「专门用来处理琐事」的时间段,并将这些事情,安排到这些时间段里解决。