创业公司该不该开会？怎样开？

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只邀请合适的人参会

每个人的时间都很宝贵，尤其是在创业公司里，时间是按秒计算的。 有些没有创业精神的人很喜欢开会，因为开会意味着可以放下手头上的工作 — 忙里偷闲 。这样的人其实是没有必要被召集到会议室中的。

在大多数情况下，这些人不需要被邀请到会议室：

1. 他只需要知道会议的结果或执行方案，一封邮件对他来说更有用。

2. 同一部门已经有其他人参与且其他人可以代表该部门发表意见。

3. 他的作用是为会议提供必要信息（比如数据），但不需要参与讨论。

4. 他仅在少数议题上发挥作用，给他单独开个小会即可。

所以，相应地，我们邀请参会的人，应该是能在大多数议题上参与，且能发表意见和讨论的，如果一个人只是聆听，他压根不应该被叫到会议上当中，一方面他会在会议中做自己的事，其他人会觉得尴尬，另一方面，这也是在浪费他的时间。另外，受到会议结果直接影响的人、参与制定执行方案的人也应该被邀请到会议当中。

我的一个朋友，他曾经在一家很喜欢开会的公司工作，他很无奈地告诉我，经常有一些会议，本来没有邀请他，但到了会议召开过程中，负责人突然把他叫到会议室。

他为此感到很不爽，一方面他没有做任何会前准备，其次他没有与其他参与者同步信息，他提出的意见可能会很别扭，又或者主持人还需要花很长的时间把其他人晾在一边给他专门做信息同步，第三，他的时间也很宝贵，可能他正在专注做另一个工作，但却被拉到会议室里了。

所以，作为会议主持人，一定要在会议前就 100% 确定参与者名单，并提前通知他们。 请尊重每个人的时间，并不是你的项目才是最紧急重要的 。

1.4

会前信息同步与任务分发

一个会议的时间不宜过长，我的体会是，超过 2 小时的会议就变得低效了。低效的原因很多，其中一个很关键的原因是与会者没有做会前准备，导致在开会期间大家还纷纷地打开电脑找资料，主持人还需要花大量时间做信息同步。

这些工作，应该在会议前做好。

在开会前，应该给每个参会者发一封邮件，告诉所有人：

1. 我们遇到了什么问题，为什么要开会？

2. 开会的理想结果是什么？

3. 大家在开会前需要了解哪些基本信息？

4. 每个人在开会前需要分别准备哪些材料？

5. 大家有哪些初步想法和需求？

同时，你还应该与核心的参会者在会前私下交谈：

1. 他是否需要了解额外的信息，而这些信息不方便同步给所有人。

2. 了解他是否有特殊的需求。

3. 一对一明确每个人各自需要准备的材料，而不是仅仅群发邮件。

这与项目管理的原则是一样的，除了要让所有人信息同步，还应点对点确保每个人都做好会前准备。

1.5

制定议程和传达

当我们已经完成的信息同步和相关需求的收集，结合会议的目标，这时我们就可以制定会议议程了。制定议程除了需要明确每个环节需要讨论的主题、时间和负责人之外，还应考虑议程的顺序，我在考虑议程顺序时，一般遵循 2 个原则：

1. 循序渐进、逻辑相关。让讨论的问题一步一步深化。

2. 参与者人数多的议题放在前面，随后递减，让个人不需要参与全程讨论的人可以回去工作。

制定完议程，我们可以给所有与会者发一封邮件，让大家做补充，有时我们一个大脑制定的议程不一定是足够完善的。

1.6

私下搞定那些潜在的「捣乱者」

开会过程中可能会出现一些「捣乱者」，他们并不是故意捣蛋，但会延长开会的时间以及让其他参会者感觉进入到垃圾时间。

比如，本次开会的目的是确定下一个版本的产品开发进度，当大家在纷纷讨论进度表的时候，有一个人突然跳起来说，我觉得这个版本的功能不对，不应该这样做，现在讨论进度没有意义，我们应该回到功能讨论。

这时，作为会议主持人你有两个选择，打断他的发言，继续讨论进度，他可能会因此不爽，从而消极参会或离场；让他发言，其他人感到不爽，因为进度已经讨论了一半。

无论是哪种选择，对会议的影响都是消极的， 一个更好的做法是在开会前，与有可能「捣乱」的人私下交流 ，跟他们 100% 明确，产品功能已经锁定，会议是讨论进度的，不会做功能变更；公司已经确认了这个方向，不会做改变，我们应该相信公司的决策。

怎样找到这些可能会「捣乱」的人？一方面看性格，另一方面可以从日程的工作中观察，总能发现一些蛛丝马迹。

1.7

提前 10 分钟把会议室的设备准备好

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