天职洞察 | 如何完善内控建设中的制度管理

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程序法 ，即公司具体规章制度，包括操作流程级和表单级两部分内容。其中流程图、流程文本和风险控制矩阵属于操作流程级的内容；表单级则是实现痕迹管理的重要手段和工具。操作流程级文件在内容描述上要遵循5W1H（六何分析法，指原因、对象、地点、时间、人员、方法）原则，其检验标准就是能让新员工照章办事或让内部审计人员能按章检查。原则上，针对同一项工作的具体规章，以修订方式进行完善；对于不同项目的工作则可以增补新的具体规章，以保持制度体系的系统性。这类制度大多由总经理办公会审批。在命名规则上可以采取“实施细则”，“办法”等用语。

以笔者的实务经验来看，航空企业在制度管理上的模式值得借鉴。首先，航空企业会建立一个制度框架大纲，其中某些制度目前并没有实质内容，在制度手册中会在相关的纲目下标注暂无内容。这种模式的好处是让使用者对企业的制度内容一目了然，对于其中尚未行文的制度作出标注说明，也能提示相关业务部门根据业务需求的紧迫程度合理安排制度的制定工作。其次，航空企业在实际业务中，在需要对制度作局部细微修改或澄清以及发布个别新规则时，并不直接修改制度手册，而是以运行通告的形式，对原制度手册打补丁。而后，定期根据期间内累积的运行通告系统性地更新制度手册。这样既保持了制度管理的灵活性，又减少了频繁修订制度手册的工作量。

二、制度管理流程

制度管理的大流程可以用六个英文单词的首字母“EXCUSME”来表示，分别是：EXistence（存在），即是否存在书面的制度和指引文件；Communication（宣贯），即制度发布后是否存在足够的宣传与沟通；Understand（理解），即是否确保员工理解制度对其岗位工作的具体要求；Support（支持），即管理层是否提供支持（包括言行一致、以身作则和提供实施资源等）以确保制度可执行；Monitoring（监督），即制度执行的监督机制；Execution（执行），即制度是否得到员工的实际执行。上述流程的每个步骤之间环环相扣，以确保制度管理工作的科学性和严谨性。

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